Fattura per email

Con Mago4 l’invio e la ricezione delle fatture è ancora più semplice e immediato

A cura dell'Ufficio Marketing

Succede spesso che sia necessario inviare ai clienti tutte le fatture emesse durante la settimana. In questo scenario, il metodo più usato e diffuso per inviare le fatture è sicuramente la posta elettronica, perché è un sistema che calza a pennello alla maggior parte delle realtà aziendali. Usando la posta elettronica infatti l’invio della fattura è immediato, così come la sua ricezione. Anche avere la certezza della ricezione è davvero semplice: sappiamo bene tutti che è sufficiente selezionare l’opzione “conferma di lettura” nella email o eventualmente dare “un colpo di telefono” al cliente per accertarsi che abbia effettivamente ricevuto la fattura all’indirizzo corretto.

Indubbiamente, l’invio tramite email è anche il modo più economico…e ora, con le importanti novità introdotte da Mago4 2.3.2, diventa anche il meno dispersivo!

I parametri aggiunti nella procedura di Operazioni Massive sui Documenti del modulo Vendite soddisfano infatti un vasto range di esigenze: Mago4 ti dà ora la possibilità di riunire in un’unica e-mail tutti i documenti emessi da inviare a uno stesso cliente. In alternativa, puoi anche generare un unico file in formato pdf, salvato in una cartella locale, contenente tutti i documenti elaborati dalla procedura e ordinati per numero di documento.

Questa nuova funzionalità è di sicuro interesse per tutte quelle aziende che sono solite inviare ai clienti tutte le fatture emesse durante la settimana, o anche per chi usa stampare una serie di documenti di trasporto e spedirli ai depositi per preparare le spedizioni. Quelli menzionati sono solo un paio di esempi, scelti tra le moltissime opportunità che questa nuova funzionalità è capace di offrire.

Per avere maggiori informazioni su questo progetto di Mago4 2.3.2 puoi consultare la release note in Area Riservata sul sito Microarea, o approfondire sull’Help Center.




Nuove feature di localizzazione

Nella SP2 di Mago4 2.3 sono comprese alcune importanti implementazioni per Germania e Spagna.

A cura dell'Ufficio Marketing

L’area Financials di Mago4 è interessata da alcune migliorie specifiche alle localizzazioni per il mercato tedesco e spagnolo, confermando la vocazione internazionale dell’ERP Mago4 e la sua adattabilità a ogni contesto. Per quanto riguarda la Germania, il Connettore DATEV (di cui abbiamo parlato qui e che è disponibile dalla versione 2.3, ma solo per l’esportazione dei dati dai documenti del ciclo attivo e passivo) è stato completato con la possibilità di trasmettere i dati a partire dalle registrazioni contabili, generando un file CSV nel formato richiesto dal software DATEV. È quindi ora possibile gestire da Mago4 l’esportazione dei dati per tutte le transazioni dell’anno fiscale e la loro comunicazione al consulente, come da normativa tedesca.

Per quanto riguarda la localizzazione Spagna, una delle migliorie più importanti contenute nella SP 2 di Mago4 2.3 riguarda il modulo Intrastat. Nella localizzazione Spagna infatti sono gestite solo importazioni ed esportazioni di merci, pertanto tutti i dati relativi ai servizi richiesti in altri Paesi sono stati nascosti; le informazioni da trasmettere relative a natura della transazione, modo di trasporto, condizioni di consegna sono state modificate per mostrare solo valori tipici spagnoli; infine è stata predisposta una procedura per la generazione del file secondo le specifiche tecniche spagnole. In Mago4 2.3.2 è stata anche modificata la gestione dei percipienti. Una speciale funzionalità implementata in questa SP consente di calcolare l’importo della ritenuta d’acconto sulle parcelle professionisti in base alla data di registrazione delle parcelle stesse, invece che in base alla loro data di pagamento. Ciò è motivato dal fatto che in Spagna la ritenuta è dovuta anche se la parcella non risulta ancora pagata: sono stati quindi introdotti nuovi campi e parametri per aggiornare la data di scadenza della ritenuta in base alla data di registrazione della parcella, e per generare il giroconto ritenute contestualmente alla registrazione della parcella stessa.

In Mago4 2.3.2 molti dei progetti implementati in area Logistics hanno importanti ricadute anche in quella Financials, come infatti avviene per le migliorie relative a Spagna e Germania. Per la Spagna una nuova funzionalità imposta la Data Partenza più recente rispetto ai DDT evasi nella Fattura di Vendita: ciò consente di trasmettere ai documenti contabili la Data Operazione (ovvero la Data Partenza dei documenti) che da oggi può essere utilizzata per trasmettere all’Agencia Tributaria i dati necessari alla compilazione del SII (Immediate Supply of Information on VAT). Anche la Fattura d’Acquisto è stata adeguata per riportare in contabilità le date rilevanti (Data Operazione e Data Competenza Iva) secondo quanto richiesto dalla stessa Agencia Tributaria. La Data Operazione è un’informazione che in Spagna viene generalmente dichiarata in base all’attività svolta dalle aziende e in base al momento in cui vengono fatturati i DDT. Inoltre in Fattura di Vendita è ora possibile calcolare le scadenze dei pagamenti a partire dalla Data Partenza; così è possibile soddisfare al meglio le esigenze del mercato spagnolo, per il quale - in alcuni settori merceologici - è consuetudine calcolare le scadenze in questo modo.

La principale implementazione per la Germania riguarda invece un ulteriore miglioramento della gestione dello Skonto (disponibile dalla versione 2.1 e di cui abbiamo parlato qui). Talvolta può accadere che alcuni articoli vengano venduti al costo di acquisto, o che il costo delle spese non sia addebitato ai clienti: pertanto, da questa versione di Mago, è possibile non applicare lo Skonto su tali articoli o spese. Per escludere gli articoli o le spese dall’applicazione dello sconto per pagamento anticipato è stato aggiunto un nuovo parametro in Anagrafica Articolo, che può essere impostato sia sui Parametri Vendite/Acquisti che a livello di singolo documento, con importanti effetti sulla gestione delle partite e sulle registrazioni contabili.

Infine vale la pena ricordare che a partire da Mago4 2.3.2 nella Procedura di Stampa Massiva dei Documenti è possibile creare un unico PDF per tutti i documenti elaborati o raggruppare tutti i documenti di uno stesso cliente, inviandoli come PDF allegati ad un’unica e-mail.

Queste sono solo alcune delle migliorie più importanti dedicate al mercato estero. Come sempre, per saperne di più puoi fare riferimento alla release note disponibile in area riservata sul portale Microarea. Ricorda che se hai mantenuto attivo il servizio MLU il download della SP è gratis: in caso diverso contatta il tuo rivenditore di riferimento e scopri i benefici di essere sempre aggiornato.




Reporting Studio Mago4 2.3.2

Con l’uscita della SP2 di Mago4 2.3 l’esportazione dei dati in Reporting Studio è oggetto di un’importante miglioria.

A cura dell'Ufficio Marketing

A partire dalle segnalazioni di specifiche esigenze degli utenti, le funzionalità di esportazione presenti in Reporting Studio vedono un deciso miglioramento nelle loro prestazioni.

L’obiettivo della miglioria contenuta nella SP2 di Mago4 2.3 è stato quello di potenziare tempistiche e consumi di risorse, con particolare attenzione per il formato Excel, da sempre il più “gettonato” per questo tipo di operazioni. In pratica, gli algoritmi di esportazione dei dati dei report sono stati ristrutturati per garantire maggiore velocità e performance di tutto rispetto, con ovvie ricadute nel risparmio di tempo di esportazione dei dati.

Questo affinamento all’insegna della praticità riguarda tutti i report di Mago4, come pure alcune procedure dei moduli gestionali.

Per saperne di più sul progetto, puoi consultare la release note di Mago4 2.3.2, disponibile in area riservata sul sito www.microarea.it




Disponibili i flyer di prodotto!

La documentazione completa relativa a tutti i moduli del tuo ERP Mago4 è ora disponibile per la consultazione e il download.

A cura dell'Ufficio Marketing

Abbiamo terminato di aggiornare i documenti di prodotto includendo tutte le feature disponibili per il tuo gestionale; come sempre è tutto disponibile in doppia lingua: italiana e inglese.

Le brochure dei moduli sono consultabili on line, per averle sempre con te, o scaricabili in formato .pdf, per archiviarle ed eventualmente stamparle.

La documentazione completa è disponibile sia in Area Riservata sul sito Microarea (sezione Documentazione/Documenti di prodotto - tab Flyer Mago4) che sul sito www.mago4.com: alla pagina funzionalità noterai che ogni modulo appartenente alle diverse aree (amministrativa, logistica, vendite/acquisti e produzione) è corredato dal proprio relativo documento.

Buona lettura!




Nuove feature di sincronizzazione

Mago4 ha la capacità innata di integrarsi per ampliare le proprie funzionalità. L’ultima SP di Mago e il nuovo IMS accelerano in questa direzione.

A cura dell'Ufficio Marketing

Con il rilascio della Service Pack 1 di Mago4 2. 3 e di I.Mago Studio 1.0.8, l’integrazione con Infinity continua a perfezionarsi, spronata anche dai feedback provenienti dagli utilizzatori. Con le nuove release infatti sono rese disponibili due importanti e utili funzionalità.

La prima è il cosiddetto filtro di massiva. Per inizializzare il collegamento tra l’ambiente Mago e Infinity (anche in configurazione I.Mago) è necessario popolare Infinity con i dati già presenti nell’ERP Mago (ad esempio i dati relativi a Clienti, Articoli, Fornitori, Divise); per compiere questa azione esiste da sempre la procedura di “sincronizzazione massiva”.

Con le nuove versioni di Mago4 e di I.Mago Studio la procedura massiva consente di effettuare l’operazione a tranche, anziché in un unico momento. È naturale chiedersi il perché di questa possibilità, dal momento che i dati devono comunque essere tutti inseriti in Infinity. La risposta è semplice: il nuovo assetto della procedura assicura migliori performance, con minor impatto sul lavoro di tutti i giorni.

Un esempio per tutti: sarà possibile gestire il popolamento di Infinity in slot di tempo concordati con l’azienda utente, in modo da eseguire l’operazione in momenti di chiusura o comunque di basso traffico operativo. Bisogna infatti tenere bene a mente che la procedura di sincronizzazione massiva, per sua natura, richiede molte risorse sul server nel quale viene eseguita: la necessità di sincronizzare centinaia di migliaia - se non milioni - di clienti, fornitori, articoli, etc. comporta sicuramente diverse ore di elaborazione. Viceversa, il nuovo filtro di massiva ci consentirà di pianificare, durante tutte le notti di una data settimana, un intervallo di dati da sincronizzare con Infinity. In questo modo ogni mattina, al momento della ripresa della normale operatività sul gestionale, il server sarà libero di gestire le “normali” richieste, senza penalizzare l’efficienza aziendale in termini di tempi. Sarà naturalmente consigliabile iniziare a lavorare con Infinity o I.Mago solo quando la sincronizzazione massiva sarà completamente terminata.

Eccoci così alla seconda novità a tema integrazioni, prevista in Mago4 2.3.1: in sinergia con IMS 1.0.8 è ora possibile definire quali dati dovranno rientrare nel processo di sincronizzazione. Grazie a una nuova finestra di parametrizzazione/filtraggio, l’azienda può definire quali categorie merceologiche far fluire su Infinity (CRM o E-commerce che sia), quali categorie clienti e fornitori rendere oggetto di sincronizzazione, e molto altro ancora!

Tali filtri agiscono sull’operatività sia della sincronizzazione “massiva” sia di quella “puntuale”, quando cioè un operatore Mago modifica o inserisce dati. Se l’entità modificata/inserita rientra nei filtri scelti il dato verrà sincronizzato, altrimenti rimarrà solo in Mago. Si tratta di una grande comodità per concentrarsi solo su ciò che realmente serve sul lato crm/e-commerce.

Le migliorie per rendere le integrazioni sempre più performanti sono in continua evoluzione. Puoi leggere tutto consultando il release note; il nostro consiglio è sempre lo stesso: stay tuned!




Nuove release Mago4

Le ultime novità delle release 2.2.e 2.3 interessano molti paesi presenti nelle localizzazioni native di Mago4.

A cura dell'Ufficio Marketing

Mago4 si rivolge in maniera sempre più significativa alla scena internazionale. L’impegno per rispondere alle esigenze specifiche di molti paesi differenti è costante, vediamo quindi le principali novità introdotte dalle release 2.2 e 2.3 di Mago4.

Uno dei fiori all’occhiello dell’ERP Mago4 è la localizzazione Brasile. Con l’uscita di Mago4 2.3 arriva per il paese la Nota Fiscale elettronica 4.0 che andrà a sostituire il modello attuale, la cui validità scadrà il 2 luglio 2018. L’aggiornamento semplifica l’utilizzo delle fatture elettroniche: sono inclusi tutti i nuovi campi obbligatori, è migliorata la realizzazione del calcolo delle imposte e, naturalmente, la sicurezza del servizio. Le modifiche più importanti riguardano campi già esistenti, ma ci sono anche alcune novità, come le informazioni sul calcolo della tassa del fondo per combattere la povertà (FCP, ora obbligatorio anche per operazioni all’interno dello stesso stato – e non solo più per quelle tra diversi stati), le convalide per la tracciabilità del prodotto e le informazioni di pagamento. Sono state inoltre aggiunte le forme di Pagamento e le rispettive Transcodifiche che associano i tipi di pagamento ai codici previsti dalla Nota Fiscale: l’utente può quindi precisare se il pagamento avviene con contanti, assegno o carta di credito. Sul fronte amministrativo è introdotta la gestione dei Boletos anche per la Banca DAYCOVAL, secondo le specifiche tecniche del relativo tracciato.

Un punto di forza di Mago4 sul vecchio continente è la più recente localizzazione tedesca, al cui progresso le nuove release contribuiscono notevolmente. Oltre alle migliorie in area amministrativa - che vedono già con Mago4 2.2 un ampliamento della gestione delle linee di prodotto e una nuova funzionalità per specificare la contropartita nel castelletto IVA - è molto interessante una particolare novità specifica per le transazioni finanziarie: il connettore DATEV. In Germania, così come in altri paesi, è richiesta l’esportazione dei dati per tutte le transazioni dell’anno fiscale e la loro comunicazione al consulente entro un certo tempo. I dati devono essere raccolti in un formato leggibile elettronicamente, per essere importati e revisionati in uno specifico ambiente. Le informazioni richieste includono solitamente conti, transazioni di prima nota, codici iva, dati del cliente, del fornitore e dell’articolo. In Germania questo scambio di dati è gestito dal software DATEV, che permette di trattare in modo rigoroso e confidenziale tutte queste informazioni. Per interfacciarsi con Datev, Mago4 2.3 implementa il nuovo modulo Connettore DATEV, che permette di esportare dall’ERP Mago4 le informazioni relative ai documenti fiscali registrati nei moduli acquisti e vendite e di importarli in DATEV utilizzando un file .csv. Tale file contiene tutte le principali informazioni richieste da DATEV e supporta i requisiti relativi al formato di esportazione e importazione dei dati.

Per quanto riguarda altri paesi di rilievo, le ultime release di Mago4 perfezionano la localizzazione Spagna inserendo in anagrafica clienti/fornitori la possibilità di specificare tipo e numero documento identificativi che sono utilizzati nei dichiarativi fiscali e nella SII - il nuovo modello per la gestione elettronica dei registri IVA. Inoltre i dati di default comprendono ora gli schemi di riclassificazione per i bilanci in formato normale e abbreviato, gli effetti attivi di tipo Cash Order possono essere stampati su file secondo opportuno tracciato e il modulo Percipienti è disponibile per la gestione della ritenuta.

Altre migliorie riguardano la localizzazione Svizzera, per cui la gestione Effetti attivi standard amministra due nuovi tipi di Direct Debit, consentendo di presentare/incassare/registrare insoluti e stampare nell’opportuno formato questi incassi automatici.

Novità anche per Polonia, Romania e Bulgaria: il report di controllo di quadratura tra saldi contabili e scadenzario è stato localizzato in modo da dettagliare la composizione del saldo contabile del singolo cliente/fornitore, permettendo di descrivere il saldo dei singoli conti che ne hanno determinato il saldo.

Anche per l’Italia vi sono aggiornamenti incisivi: ad esempio, al fine di rendere più complete le informazioni riguardanti il CONAI, in area logistica di Mago4 2.3 è stato migliorato il Report per la Dichiarazione dei Produttori di Imballaggi aggiungendo una colonna che mostra la percentuale di Esenzione a fianco al valore relativo alla quantità già presente in Mago4. L’ultima release dell’ERP Mago4 prevede anche l’adeguamento del testo della lettera di consenso alla nuova normativa europea GDPR e l’aggiornamento della Comunicazione Liquidazioni Periodiche IVA, modificata per inviare al Digital Hub, visualizzare e stampare il nuovo modello 2018 comprensivo del nuovo campo Operazioni straordinarie.

Con le ultime novità Mago4 è sempre più facile da usare in tutti i paesi! Per agevolare l’utente nella ricerca delle operazioni che vuole svolgere nell’ERP, sono state riviste alcune voci del menu: i nomi delle procedure simili sono allineati utilizzando la stessa terminologia e i nomi per procedure omonime sono stati modificati, in modo da riconoscerle più facilmente durante la ricerca.

Queste sono solo alcune delle novità presentate dalle ultime due release dell’ERP Mago4: come sai il costante aggiornamento è una delle sue feature principali e ti basterà fare riferimento alla release note in Area Riservata per scoprire tutto quello che ti viene proposto. Come sempre, puoi scaricare gli aggiornamenti in modo gratuito se hai mantenuto attivo il servizio MLU. In caso contrario puoi metterti in contatto con il tuo rivenditore di riferimento per conoscere i vantaggi di essere sempre up-to-date.







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